采购指南

单笔交易不超过$10,000

这些采购将免于竞争，并将分配采购订单。在工作日向供应商提交采购申请单和报价。采购部将为您向供应商下订单。如果您是在供应商网站上制作购物车，您可以向供应商下订单（请在申请单内部备忘栏中注明“口头订单”，采购部不会将采购订单发送给供应商）。

路易斯安那州经济发展部公布的经认证的小型企业或经认证的老兵拥有的小型企业名单可在该州采购网站（搜索经认证的企业-路易斯安那州小企业系统（Louisiana SMALLBIZ SYSTEM））上找到。

购买金额超过$10,000但不超过$20,000

采购需要通过电话、传真、书面或其他方式提供竞争性报价，但在“竞争性招标需要的例外情况”一节中有一些例外情况。如果您的报价是通过电话，电话报价表应填写至少三个供应商的口头报价。在任何可能的情况下，供应商中必须至少有一家是路易斯安那州经济发展部公布的经认证的小型企业或经认证的退伍军人拥有的小型企业。供应商名单在州采购网站（搜索认证企业-路易斯安那州小企业系统（LOUISIANA SMALLBIZ SYSTEM））上提供。在工作日提交供应商的采购申请单和报价。

经认定价格合理的，向经认证的小企业或者经认证的老兵独资小企业采购，可以不要求征求三(3)个报价。合理是基于价格、交货、服务和/或任何其他相关因素的最佳价值决定。此决定应与申请单一起提交。

购买金额超过20,000元

通过Workday提交的采购申请单应在内部备忘栏中列出所要求的商品或服务的规格（可附上规格的副本）。采购部将向至少五家潜在供应商发出采购邀请。投标过程所需的时间长度将受到采购部门的影响。只要有可能，供应商中必须有两家是路易斯安那州经济发展部公布的经认证的小型企业或经认证的退伍军人拥有的小型企业。供应商名单在州采购网站（搜索认证企业-路易斯安那州小企业系统（LOUISIANA SMALLBIZ SYSTEM））上提供。

购买超过20,000美元但不超过30,000美元的商品或服务，在确定价格合理的情况下，从经认证的小型企业购买时，可以免除征求五(5)个报价的要求。合理是基于价格、交货、服务和/或任何其他相关因素的最佳价值决定。此决定应与申请单一起提交。

注意：对于认证的小型企业或认证的退伍军人拥有的小型企业供应商的帮助，请联系助理主任Troy Bacino，电话：504 280-6172或电子邮件：[email protected]

 

员工个人报销管理程序

雇员个人报销

员工个人报销只应用于不可避免的或紧急情况，不应用作采购申请单/采购订单流程或p卡计划的替代方案。采购申请/采购订单流程和p卡程序允许大学制定信贷条款并允许免税。

为了使个人得到报销，必须事先获得部门预算负责人、接受报销人员的主管和采购部门的批准。对于不可避免的或紧急情况，包括运费和手续费，但不包括电脑费用在内的1 000美元以下的费用，应向应付帐款部门提交一份要求报销的费用报告，附上原始收据，并按上述规定予以适当批准。

会议注册费

对于会议注册费，必须使用国家旅行卡或CBA作为支付方式，并且不会作为自付费用报销给员工。会议注册费，以及与会议相关的课程和研讨会是允许的。其他活动如旅游和娱乐是不允许的。个人会员资格必须事先得到主席办公室的批准，即使与会议注册费合并也是如此。

未经授权的购买

一般来说，未经采购部门批准的采购是未经授权的采购。这些购买是非法的，付款是购买者的责任。在某些情况下，如果以新奥尔良大学的名义购买，学校将支付未经授权的购买费用。在这种情况下，必须向采购部提交一封解释信，说明为什么没有遵循适当的程序。如果解释是有效的，购买将被支付。如果没有，付款是买方的责任。所有未经授权的采购的档案将被保存并转交给财务和行政副总裁，以便采取进一步的纠正措施。