分奖项和合同服务协议

如果研究的一部分将由外部组织执行，则可能需要分包或合同服务/供应商协议。如果拨款提案将包括分包、合同服务协议或供应商协议，则首席研究员（PI）应在整个提案和授予过程中与联合国组织合同专家合作。

 

定义

要帮助确定外部实体是子收件人还是供应商，请使用子收件人与供应商分类工具。

预算类别	Subaward	合同服务
实体分类	Subrecipient	供应商/承包商
描述	联合国办事处和另一个机构合作开展该项目。工发组织向伙伴机构（分接受者）提供转拨资金（分奖励），用于执行由主要赞助者资助的项目的一部分。子奖励与子接受者建立了一种帮助关系。次级受奖人有责任遵守主奖中规定的适用项目要求。次级接受者的表现必须根据项目的目标来衡量。	联合国办事处通过与个人或实体订立合同，与供应商建立采购关系来购买财产、货物或服务。
例子	联合国大学要求国家科学基金会提供资金，并为参与该项目的另一所大学提供次级奖励。	联合国组织要求国家科学基金会提供资金，包括聘请动画师制作项目中使用的视频的费用。

 

预拉伸过程

拟议的分接受者必须进入联合国办事处财务系统。请与研究办公室的合同专家检查分包商的状态，特别是如果分包商正在使用社会安全号码。

如果分包商不在财务系统中，则大学将需要W-9。

 

分包/协议起草过程

为了开始子奖项的起草过程，pi必须为每个子奖项填写表格。为避免延误，项目经理应及时将填写好的表格提供给合同专员。

请记住，在没有执行/批准的分奖的情况下，分接受者不应该开始工作。如果没有在研究办公室存档的适当文件，分收件人将无法获得补偿。如果分收件人有指定的研究PI，还必须向研究办公室提供简历。

分包请求草案供应商请求草案

 

合同签订后

在分包或协议期间，分包接受者或供应商将向联合国组织PI发送发票，详细说明为PI的项目提供的服务。PI必须审查发票的准确性，批准它，并将其提交给研究办公室进行付款处理。

如果已执行的分包需要修改工作说明书、金额或项目期限，请在原合同到期前向合同专家提交相应的修改申请表。

分包修改请求供应商修改请求

 

清算

项目负责人应在整个项目过程中监督外部机构的工作。

在合同期限结束时，在合同规定的日期前获得分接受者或供应商的最终发票。发票必须在联合国办事处提交最后发票之前支付。

在合同规定的日期前，从分包方或供应商处获得最终进度报告（如果适用）。

 

表格和报告

合同服务/供应商协议草案请求合同服务/供应商协议修改请求绩效评估分合同草案请求分合同结束授权表分合同修改请求分合同付款请求和检查表分收件人审计表分收件人承诺表分收件人与供应商分类工具